Varmistus

Arvokkain omaisuus turvattu?

Tiedätkö mikä on sinun tai yrityksesi arvokkain, tai ainakin hankalimmin korvattava omaisuus? Jotain sellaista, jota ei oikeastaan edes voi täysin rahalla mitata? 

Työssä tuotettu tieto. 


Oli se sitten kirjoitettua tekstiä, valokuvia, ääntä, elävää kuvaa tai tietokannan sisältöä, vaikka vain numeerista dataa, niin kaikki kuitenkin kovalla työllä tuotettua.

Mitä jos se häviää?

 
Ei tarvitse paljoa seurata uutisia tai lukea tilastoja huomatakseen että ihan joka päivä jossain tapahtuu jotain ikävää.

Kiintolevyistä tiedetään varmasti, että ne eivät ole ikuisia.


Kun työkaluna on tietokone, tieto tallennetaan kiintolevylle tai flash-muistille (SSD-levyt, muistitikut) tai pilveen.
Joka ikinen mekaanisia liikkuvia osia sisältävä tietoväline hajoaa ennemmin tai myöhemmin. Flash-muistien elinikä on myös rajallinen. Pilvessä datan luulisi olevan suojattu? No, sekin riippuu aika monesta asiasta enkä siihenkään luottaisi täysin.

Jatkuvasti tulee vastaan tilanteita, joissa joko tallennusvälineen rikkoutumisen tai käyttäjän toiminnan seurauksena menetetään dataa. Onneksi tulee vastaan myös tilanteita, joissa ennalta suunniteltu turvaverkko on toiminut ja datasta on ollut olemassa kaksoiskappale.

Tietojen häviäminen voi olla seurauksena kovin monesta eri tapahtumasta, ja kaikkiin voi halutessaan varautua, ainakin jollakin tasolla.
Oletko varautunut? Jokaiseen seuraavaan?
  • 100% todennäköisyydellä massamuistilaite hajoaa joskus. Ennemmin tai myöhemmin.
  • Suurella todennäköisyydellä käyttäjän tai ohjelmiston virhe tulee hävittämään jotain dataa jossain vaiheessa.
  • Kohtalaisella todennäköisyydellä sähkökatko saattaa aiheuttaa tietojen häviämistä.
  • Vesivahinko on jo paljon harvinaisempi, mutta kun se kerran sattuu kohdalle, sähkölaitteet eivät pidä vedestä.
  • Jos tuli pääse irti, voi tapahtua mitä tahansa.
  • Varkaus tai ilkivalta tulee aina yllättäen.
  • Luonnonkatastrofin mahdollisuus on pieni, mutta ei olematon. Ja tuho on sitten todella suurta.
Jo kolmeen ensimmäiseen varautuminen on varsin helppoa mutta pelastaa paljon. Ja kannatta aina.
Seuraavien kohtien aiheuttamien menetysten minimointi vaatii jo sitten enemmän.

Esimerkki.


Varsinkin tuo luonnonkatastrofi voi tuntua etäiseltä, mutta esimerkiksi voin kertoa ihan tosielämän tilanteen:

Thaimaan tulvat loppuvuodesta 2011 vaikuttivat rajusti kiintolevyteollisuuteen. Tiedän ainakin yhden tapauksen jossa kiintolevypakan levyrikkoon ei oltu varauduttu omassa hyllyssä odottavalla varalevyllä, vaan luotettiin siihen että kyllähän niitä levyjä aina kaupasta saa. No, tuli levyrikko, ja ei saanutkaan enää soveltuvaa levyä kaupasta. 
Tilanne saatiin pelastettua kovalla työllä ja tuurilla. Dataa kopioitiin talteen minne sitä vaan saatiin mahtumaan, työasemien kiintolevyille, poltettiin DVD-levyille ja vaikka mitä. Kaikki saatiin kahdennettua. Ja vain hyvällä onnella pitkän odotusajan jälkeen levypakkaan saatiin uusi levy ennen kuin seuraava hajosi. Molemmat tilatut varalevyt jouduttiin siis käyttämään pian saapumisensa jälkeen ja hyllyyn jouduttiin tilaamaan kolmas.

Mietipä kuinka paljon ylimääräistä työtä tuon esimerkkitilanteen pelastustoimenpiteet aiheutti?


Mitä se maksoi yrityksille ylityökorvauksina ja  alentuneena tuotantona. Aika paljon enemmän kuin se arviolta 100€ kiintolevy valmiina hyllyssä. Aika paljon enemmän kuin ne kolme 100€ kiintolevyä hyllyssä jotka sitten lopulta tarvittiin. Eikä se neljäskään olisi ollut hätävarjelun liioittelua.

Sitten jos oikeasti täytyy lähteä pelastamaan datoja jos käy niin huono tuuri että vahinko ehtii tapahtua ja varmistuksia ei ole, maksaa homma usein vielä paljon enemmän. 
Ihan tyyppitapauksessa, jossa datat saadaan loppujen lopuksi kuitenkin pelastettua, voi kulusuhde olla yhtään paisuttelematta sellainen, että datojen pelastaminen maksaa helposti vähintään yhden työntekijän kuukausipalkan verran, kun katastrofiin varautumisesta olisi selvitty halvimmillaan parin työpäivän hinnalla.
Jos datoja ei saada pelastettua, voi hintana olla koko yrityksen kaatuminen toimintakyvyttömyyteen.

Joko hermostuttaa? No on syytäkin.


Eräs ranskalainen tietoinsinööri kertoi minulle jo kaukaisella 1900-luvulla, että varmuuskopioinnin suhteen ei pidä olla huolellinen, vaan vainoharhainen. No, oikeasti huolellinen kyllä useimmiten riittää operointiin, mutta suunnittelussa pieni vainoharhaisuus ei tee pahaa. Olen tämän viimeisen kuluneen runsaan 15 vuoden aikana nähnyt liian monta kertaa.

Miten sitten varautua?


Siihen ei välttämättä tarvita kallista teknologiaa ja kalliita sertifioituja konsultteja, ainakaan pienyritystasolla, vaan tervettä talonpoikaisjärkeä, havainnointikykyä, innovatiivisuutta ja kokemusta.
Saatat omistaa jo kaiken tarvittavan teknologian, se pitää vain hyödyntää oikein. Tärkeä sisältö pitää tunnistaa, paikantaa ja huolehtia, että se on olemassa ihan minimissään vähintään kahdella eri fyysisellä tietovälineellä, mielellään kahdessa eri sijainnissa.

OK, sinulla on varmuuskopio. Homma hoidettu?
Mitä tapahtuu, jos varmuuskopio tuhoutuu? Miten nopeasti olet varmistettu uudelleen?
Jos kadotat masterin, kuten koko kannettavan tai tabletin, kuinka nopeasti olet jälleen vauhdissa tuore varmuuskopio palautettuna?
Älä vain suunnittele varmuuskopiointia. Suunnittele korjaus ja palauttaminen myös. Testaa se, ota aikaa!

Nykyaikaisessa työympäristössä, jossa kaikki on liikkuvaa ja dataa käsitellään tiiminä, asiat mutkistuvat.
Varmuuskopiointijärjestelmän tulee olla helppo, automatisoitu ja näkymätön. Sen pitää toimia ilman käyttäjän puuttumista. Sen pitää synkronoida tiedot pilveen aina, kun on verkkoyhteys käytettävissä. Ja se pilvikin pitää varmuuskopioida ja suojata myös! Tähän ei ole yhtä ainoaa erinomaista ratkaisua, kaikki riippuu ympäristöstä ja työnkulusta.

Jotta mitään ei menetettäisi.


Tarjoan käyttöönne kohtuullista korvausta vastaan pitkää kokemustani tietojen varmistamisesta, jotta teidän riskinne saadaan kartoitettua ja suunniteltua niihin sopivasti mitoitettu varautuminen.